親しい友人を招待する二次会。招待状もフォーマルな結婚式とは違い、親しみを込めたものにしても良いでしょう。この頃は、メールやSNSといったインターネットのツールを活用して出欠確認している二次会も増えています。そんなイマドキの出欠確認方法のメリットと注意点をご紹介します。
二次会の招待状送付と出欠確認の方法 ―メール・SNSやホームページを活用しつつ必要に応じて郵送フォローを―
Photo：John Hope
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1. まずは二次会への招待客をリスト化しよう
結婚式には呼んでいないけれど、パートナーをお披露目したい友人や職場関係の人を集めると、人数も多くなります。複雑な二次会の出席者の出欠管理をスムーズにするのが「ゲストリスト（招待客リスト）」です。
ゲストリストに必要な項目
- 氏名
- 新郎新婦との間柄
- 挙式・披露宴の参加 有り無し
- 出欠の返答（○・×だけでなく△も用意すると良い）
- 依頼事項（スピーチ・各係など）
あると便利な項目
- 住所
- メールアドレス
- 電話番号
- 招待状の送付方法（郵送かメールでOKか）
- 参加費（男女や披露宴の参加有無で金額を変えている場合）
住所やメールアドレス、電話連絡先なども入れれば、主催者側にとっては連絡を取る際に活用しやすいものになります。ただ、個人情報になるので一覧表の取り扱いには十分気を付けましょう。ゲストリストは、友人などに幹事を頼んでいる場合でも、新郎新婦で作成・管理することがおすすめです。
二次会のゲストリストは、参加者も項目も多く、手書きでは時間がかかりミスも起きやすくなります。パソコンに表計算ソフトがあれば簡単に作れ、便利です。パソコン操作が苦手な人や時間のない人は、インターネットから二次会ゲストリストや参加者一覧表といったテンプレートを無料でダウンロードすることもできます。
参考サイト：「二次会幹事道」
2. 二次会の招待状を送るタイミングと出欠確認のタイミングは？
二次会ゲストの招待状を準備するタイミングは、3か月前にはゲストリストを作りはじめ、2か月前には招待状を送るのがよいでしょう。結婚式の招待状を送るタイミングと合わせると、両方参加するゲストにもわかりやすくなります。両方に参加してくれるゲストには、結婚式の招待状と二次会の招待状を同封しましょう。
あらかじめ新郎新婦から声をかけていても、二次会の場合、友人同士で話し合って出欠を決定することが多く、招待状の返事がすぐ来ないことも考えられます。余裕を持っておくと二次会からの参加の人もスケジュール調整が可能しやすくなるでしょう。
また、招待状に参加の回答期限をお知らせしていても、多忙で直前まで行かれるかわからない人や、当日欠席の人もいます。そのため、特に人数を把握しておきたい会費制の場合は、直前にイライラしてしまう新郎新婦や幹事さんの姿も見られます。関係悪化を避けるためにも、あらかじめ来られなそうな人の数を勘案して予算立てすることが肝心です。
出欠確認のタイミング
出欠を確認するタイミングは3回あります。間違いのないようにしっかり把握しましょう。
- 招待状の返事をもらうとき
- 返答のない人へ直接確認するとき
- 当日（急なキャンセル、または、欠席のはずが急に欠席可能になるケースなど）
3. 招待状としてメールを使う時の注意点
郵送のイメージがある招待状ですが、二次会なら、メールであっても違和感がないという人が増えています。好印象になるポイントは、メールだからといって砕け過ぎず、むしろ普段より丁寧な表現にすることです。
二次会招待文面 ポイント
件名…誰と誰の二次会の招待状かを明確に
例：
【二次会ご案内】○○と○○の結婚式二次会開催いたします
本文…1. 結婚の挨拶を丁寧に
例：
突然のメールにて失礼いたします。BCCにて一斉送信させていただきます。
この度私○○ ○○と○○ ○○は結婚することとなりました。
日頃よりお世話になっております皆様をお招きして、ささやかながら二次会のパーティーを下記の通り催させていただきます。
ご多忙のところ恐縮ではありますが、お気軽にご参加いただければ幸いです。
2. 開催場所（アクセス方法も端的に）
例：
会場 青山／カフェ・レストラン ○○○○
住所○○○○ ／ 電話○○―○○○○―○○○○
表参道駅 ○○出口より徒歩5分
会場URL ○○○○.com
※駐車場の用意はございません。
3. 日時（開場と開始時間を明記）
例：
日時 ○月○日○曜日 ／ 18:30開場 19:00開始
4. 会費（男女別なら両方記載）
例：
会費 男性 ○○○○円 ／ 女性 ○○○○円
5. 服装（フォーマルか、カジュアルか明記）
例：
服装 ジャケットやワンピースなど少しだけおしゃれしてお越しください。
6. 出欠連絡先（連絡先が幹事の場合は 幹事の名前と連絡先ということを明記）
例：
出欠の連絡先はこちらのメールに下記フォーム部分を返信ください。
☆下記☆
お名前 （ ）
携帯電話 （ ）
出欠 出席・欠席（どちらかを削除ください）
7. 回答期限
例：
大変恐縮ですが、○月○日までに、ご回答をお願いします。皆様にお会いできることを楽しみにしております。
また、個人情報の観点から新郎新婦がそれぞれの友人にBCCで一斉送信して出欠の返答をとりまとめた方が問題は少ないでしょう。その際も、文頭に「BCCで一斉送信しています。」と一言いれて送ることがマナーです。
メールは気軽ですが、一歩間違うと信頼を失うトラブルにも発展します。中にはドメイン設定などでメールが受信できないゲストがいるかもしれません。返信が全くない場合は、メールしてあるからと安心せず電話などの別の手段でのフォローを必ずしましょう。
目上の人や、仕事関係の人に対しては、メールではなく、郵送や手渡しできる形の二次会用の招待状準備も考えましょう。ゲストリストを作る際に招待状の送付方法を書き入れても良いですね。
4. さらに便利なSNSやホームページ活用法
招待したいゲストを探すのに、SNSを活用して探したという新郎新婦や幹事さんも増えています。二次会の案内をFacebookのイベント機能を利用して通知することもあります。普段使っているツールから出欠確認ができるのはメリットですが、招待者の一覧やメールアドレスが漏れない対策が必要です。SNSを使っていない人や、使い慣れていない人には、メールや手紙など他の手段での案内が必要です。
また、メールで招待をした際に特設のホームページを案内し、そのサイトで出欠を管理するサービスもあります。もちろんセキュリティのしっかりした業者を選ぶことは費用よりも重要なポイントですが、忙しい幹事や、新郎新婦主催の場合は活用すると出欠確認の手間がかなり減るでしょう。
専門知識がなくてもわかりやすく、質の高い二次会の招待状や出欠回答専用ページを用意してくれるサービスは今後も注目です。
参考サイト
5. まとめ
結婚式の二次会を開くなら、できるだけ出席率をよくしたいですね。そのためには、みんなが普段使っているメールやSNSを活用することも一般的になってきました。招待状を送るタイミングや内容、相手の立場にも配慮して、ゲストが気持ちよく参加できるようにしましょう。また、二次会の出欠を専用のホームページで管理する、ネットを活用したイマドキの便利な方法もチェックしてみてください。
Text by：Stylo
