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結婚の「今」を徹底追及!

写真だけの結婚式 Pridal
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招待客リストの作り方―遠方客の対応や受付など係依頼も合わせて考慮する

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記事
結婚式の日程が決まったら、会場との打ち合わせと並行して、誰を招待するか・誰に何をお願いするかを考えていきましょう。

1.招待客リストの作り方

招待状の送付は挙式日の2か月前が目安となりますが、リストアップは早めに行うようにします。手作りのシートに手書きをしたりパソコンのソフトを使ったりする他、ウェディングノート(参考:http://pridal.jp/times/?p=5478)や情報共有アプリを利用するのもおすすめです。

1.招待したい人を書き出し

まずは人数や相手の予定などは考慮せず、ふたりが招待したいと思う人をそれぞれ「親族」「職場」「友人」など項目別に書き出していきます。親族については親に相談してリストアップしてもらうと確実です。
職場関係は普段からお世話になっている方を招待するだけでなく、先輩に会社の慣習を聞いた上でリストアップすると安心です。普段から付き合いのある友人はSNSやアドレス帳から、元同級生を呼ぶ場合には卒業アルバムや昔の携帯電話のアドレス帳をチェックするのが◎。

2.会場の収容人数に合わせてしぼりこみ

この時一つのテーブルに何人まで座れるかを会場に確認しておき、席次を考えながらしぼりこんでおくといいでしょう。親族関係については、必ず親に確認をします。
しぼりこむ際には、「お世話になった人たちに挨拶をしたい」「仲のいい友人を中心にワイワイ楽しく過ごしたい」など、どんな結婚式・披露宴にしたいかをイメージするとスムーズです。

3.連絡先など詳細情報もあわせリスト作成

名前、連絡先、新郎新婦との関係を書き込み、出欠欄も忘れずに作っておきましょう。また、子ども連れの可能性がある、遠方に住んでいるなどもメモしておくと便利です。

2.招待客決定のポイント

新郎新婦それぞれの招待客数

新郎新婦それぞれのの招待客数のバランスは無理にぴったり合わせる必要はなし。新郎側もしくは新婦側のほうが招待客の比率が多いという結婚式・披露宴も珍しくありません。ただし人数の差が大きすぎる場合は費用の配分でもめる原因になることもあるのでその点は気をつけましょう。

職場の人間関係

職場の招待客について、最近では区切りがつかないことから呼ばない人も増えています。
既に寿退社をしている場合、今後もお付き合いをしたいかどうかで招待の有無を決めてもOK。結婚後も同じ職場の場合、結婚式の日取りを報告した上で、親族や近しい友人のみの式であることを伝えると角が立ちません。

高齢者や子ども、妊婦の招待客

高齢や子ども連れ、妊娠中の方を招待する場合には、身体の負担を考慮し、トイレや階段、段差など会場の場所・設備を予めきちんとチェックしておきましょう。招待客には事前に会場設備の様子を伝え、出席可能かどうか確認しておきましょう。出席してもらえる場合には、出入り口の近くの席にするなどの配慮を。

アレルギー

また近年では食べ物のアレルギーに配慮してくれる会場も増えています。招待状で確認するようにしましょう。

招待すべきだが招待できない人への配慮

招待すべき(結婚式に招待してもらった、など)なのに招待できない、または招待したいけれど人数の都合で招待できない、という相手がいる場合、後々お互いに嫌な思いをしないためにも、「少人数制なので」「親族が中心なので」など、理由を説明しておきましょう。

招待客どうしの関係

お世話になっている方や親友など、ぜひ来てほしいけれど他の招待客の誰ともつながりがない方の場合は、まずは本人に確認を。その上で参列してくれるようであれば、話が合いそうな招待客と同じ席にするなど工夫しましょう。

異性の友人の招待

異性の友人を呼ぶ際は、前もってパートナーや親族に「大学時代のサークル仲間です」など関係性を伝えておくと安心です。

3.遠方からの招待客の旅費の負担方法

遠方に住む人を招待する場合、費用の負担について考える必要があります。どの程度負担するのか、負担できないのか、先に決めておかないと相手も困ってしまいます。
招待状を発送する前に、交通費や宿泊費について確認しておきましょう。

費用の負担方法の例

  • 交通・宿泊はこちらで手配&全額負担(最もリーズナブルなプランを探し、こちらの予算内に収めることも可能)
  • 手配は相手にお願いし、「車代」として全額負担(金額が不透明になる上に相手に手間をかけることになるが、発着の時間を好きに選んでもらうことができる。会場到着の時間を確実に伝えることが重要)
  • 交通費・宿泊費を半額負担
  • 一定の費用を負担

費用を負担できない場合はご祝儀を辞退するという方法もありますが、招かれた側としては手ぶらで行くわけにもいかず、かえって気を遣わせてしまいますのでなるべく避けましょう。遠方からの招待客が多数いる時やリゾート地での結婚式など、全額負担が難しいときは、「半額のみ負担」「交通費のみ負担」など具体的に条件を伝えたうえで、出欠の判断をしてもらいます。
全体の予算を考慮しつつ、出せる範囲の費用は出すという心配りを忘れず、気持ちよく出席してもらえるようにお願いしましょう。

4.友人知人へのスピーチや係依頼

スピーチや係をお願いする場合は、直接お願いするか前もって電話などで伝えて了解をとっておき、招待状を送る際に改めて、依頼する手紙などを同封するといいでしょう。お願いする場合は、準備が間に合うよう必ず余裕をもって。それぞれお車代やお礼を用意しましょう。
最近は招待客に負担をかけずゆっくり食事をしながら過ごしたいという意向から、友人のスピーチや余興を行わずに歓談の時間に充てたり、演奏はプロに任せたりするケースも増えています。

主賓挨拶

両家を代表する招待客のことで、新郎新婦1人ずつお願いするのが一般的。
披露宴の初めに祝辞を述べてもらう。
上司や恩師などが多いが、カジュアルな披露宴では主賓を立てない場合もある。

乾杯の発声

主賓に次ぐ立場の人や親族の年長者にお願いする。

スピーチ

新郎新婦それぞれ1~2人、幼なじみや同僚などジャンルが重複しないようにお願いするとよい。
披露宴の中盤に行われることが多いため、お酒に弱くない人にお願いするのが無難。

余興

演奏や歌、ダンスなどが多い。招待客だけでなく、新郎新婦も参加する場合も。
楽器などの持ち込みや会場設備(プロジェクター、音響、控室など)の利用がある場合には、会場と打ち合わせが必要になることもある。

受付

会場の入り口でご祝儀を受け取り、芳名帳に記帳を頼む係。
新郎新婦それぞれ2名ずつ、計4名いるとよい。友人に頼むのが一般的。

会計

ご祝儀を預かる係、兄弟姉妹に頼むケースが多い。
会場によってそのまま預かっておくパターンと、控室内の金庫に入れておくパターンなどがある。

その他

プロフィールビデオ制作や持ち込みアイテム作り、二次会の幹事など。

(文・Mia)

最終更新日:2017-05-02

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