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結婚式・披露宴の受付マニュアル―段取り、マナー、服装、お金の管理などについて解説

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記事

 

1. 受付係の主な役割

1-1. 受付係の役目

「受付係」とは結婚式の受付で、新郎新婦に代わって招待客を笑顔でお迎えする大切な仕事です。新郎新婦それぞれの側で2名ずつが一般的です。主な役割は、

  • 招待客を出迎えて芳名帳へ記帳してもらう。
  • ご祝儀を受け取りお金の管理をする。

の2点です。「○○家」の代表として親族側の立場に立って招待客をお迎えすることになるので、新郎新婦は結婚式当日まで連絡をしっかり取り合える人、早めに会場に来てもらうことになるため遠方からの招待客でないこと、スピーチなど他の仕事を頼んでいない、信頼できる人に依頼します。結婚式の3週間~1か月前までをめどにお願いします。

もしあなたが受付を頼まれた側なら、都合がつく場合には「喜んでやらせていただきます」と返事をし、快く引き受けましょう。

1-2. 服装

「○○家の代表」なので明るく清潔感のある服装やヘアスタイルを心がけましょう。式場の雰囲気や季節、披露宴の時間などTPOに合わせます。肩や胸元など露出が多くならないよう清楚で好感が持たれる雰囲気に。ご祝儀を受け取ったり、芳名帳に記帳を促す際に手や指先が目立ちます。爪も清潔にし、女性はネイルにも気を配りましょう。お辞儀をする回数が多いので、長い髪の毛や長いネックレス、ストールなどはお辞儀した時に邪魔にならないようにしておきます。

1-3. 結婚式当日までに確認しておくこと

  • 受付係の集合時間
  • 披露宴開始時間

の2点を確認しておきます。受付係の集合時間は、披露宴の開始時間の30分前であることが一般的です。受付係が時間に遅れることのないように余裕をもって到着するようにしましょう。受付係の集合時間の少し前には会場に入っておきます。

2. 受付開始前の準備

2-1. 会場に着いたらまずしておくこと

  • 受付が始まったら持ち場を離れることはできません。トイレを済ませておきましょう。
  • 荷物をクロークに預けます。連絡が入ることがあるので、携帯電話はマナーモードにして身に着けておきます。

2-2. 受付開始前にしておくこと

招待客の受付開始は通常、披露宴の開宴30分前からです。早めに来る招待客もいるのでお待たせしないように、受付係は受付開始時間の30分前には集合して会場スタッフから説明を受けて、打ち合わせを始めます。会場関係者や招待客になりすますご祝儀泥棒もいるので、受付係同士しっかりと顔と名前を憶えておきましょう。タイミングが合えば、親族控室に受付係としてそろって顔を出し、「本日受付をつとめます○○です」と挨拶をしましょう。このときに、招待客から預かったご祝儀・芳名帳を受付終了後に手渡す方(新郎新婦の両親や兄弟姉妹であることが多い)と顔を合わせておくと安心です。

また、ここで新郎新婦の両親は、「今日はよろしくお願いします。」と言って受付係へお礼(3,000円~5,000円程度)を渡します。お礼はのし袋に入れ、表書きは「御礼」とし両家連名にします。

受付係は新郎側、新婦側それぞれ2名、計4名が基本

受付は新郎側と新婦側わけて設置されます。受付係は新郎側に2名、新婦側に2名、合計4名であたります。
さらに1つの側では2名のうち、1名が「ご案内係」、1名が「ご祝儀係」として役割分担するのがスムーズ。

「ご案内係」は挨拶をして招待客からご祝儀を受け取ります。そして受け取ったご祝儀を「ご祝儀係」にわたします。また招待客に芳名帳への記帳を促します。

「ご祝儀係」は「ご案内係」からご祝儀を受け取って招待客名簿にチェックを入れ、ご祝儀を袋や箱に保管します。とにかくお金の管理を確実に、きっちりこなすのがご祝儀係の仕事です。

ご祝儀は「家」ごとにわけて保管しておき、両家のご祝儀を一緒にしては絶対にいけません

ご祝儀、お金の管理について

最も重要な役目であるご祝儀の扱いについては、大金なので注意が必要です。責任をもってご祝儀を受け取り、受付中は持ち場を離れないように気をつけます。預かったご祝儀は受付終了後に、あらかじめ新郎新婦と決めておいた予定の人に直接手渡ししましょう。前述のように、新郎新婦の両親や兄弟姉妹であることが多いようです。

受付でお車代やお礼をどなたかにお渡しするよう頼まれることもあるので、その場合にもきちんと管理をしましょう。お車代など個別に招待客に渡すものがある場合は、他の招待客の目もあるので場所は受付ではなく、受付を離れた後に「○○様、新郎/新婦よりこちらをお預かりしております」と言い添えて手渡します。

受付開始前に確認しておくポイント

  • 必要なものは揃っているか(下記参照)
  • 新郎新婦または親族に取り次ぐ必要のある招待客はいるか
  • 受付で預かったご祝儀はどこに保管するか
  • 受付からお車代を渡す招待客はいるか
  • 遅刻者への対応はどうするか
  • 預かったご祝儀は最後に誰に渡すか
  • 会場内のトイレ、控室の場所をチェック
  • 式が始まるまでの誘導はどうするか(お待ちいただく場所、ウェルカムドリンクなどについて)

受付に必要なものの例

  • ご祝儀を納めるお盆
  • たまったご祝儀を保管しておく箱や袋
  • 芳名帳(またはゲストカード・ゲストブック)
  • 筆記用具(筆ペン、サインペンなど)
  • 招待客名簿
  • 席次表
  • メモ帳(なにかあったときにメモをとるため)
  • その他(お車代や、余興で使う小物の受け渡しなど)

自分の受付をする

ご祝儀を渡して芳名帳に記帳し、招待客名簿の自分のところにチェックをします。または受付終了後、最後に受付をしてもかまいません。

3. 受付開始~受付中

3-1. 受付中の心構え

  • 友人や同僚など親しい人が来ても、他の招待客や親族の手前、くだけた態度や話し方は避け、全体を通して丁寧な言葉づかいで落ち着いて行動します。
  • お出迎えするホストの役目なので不愛想ではNG。緊張しても明るく笑顔を忘れずに。
  • 無駄なおしゃべりはしないなどマナーを守りましょう。
  • 持ち場を離れずご祝儀から目を離さないようにします。受付係以外の人を受付に入れないようにしましょう。
  • 招待客を待たせて受付に長い列ができないよう、披露宴の開始時間を気にしながらスムーズに受付が進むようにしましょう。

3-2. 受付中の流れ

挨拶

招待客から 「本日はおめでとうございます。」と言われご祝儀を差し出されたら、ご案内係は「ありがとうございます。お預かりいたします」と言って両手でご祝儀を受け取ります。招待客が新郎新婦の家族、親族とわかる場合には逆に、「本日はおめでとうございます」とこちらから挨拶します。

ご祝儀の受け取り

ご祝儀係はご案内係からご祝儀を受け取って、招待客名簿にチェックを入れます。ご祝儀は正面がゲスト側になるようにお盆の上に重ねていき、高くなりすぎない程度のところで下のご祝儀から受付のテーブル下の箱や袋に移動させます。

記帳

芳名帳を示して「恐れ入りますが、こちらにご記帳をお願いいたします。」と、手を芳名帳に添えて住所と名前の記入をお願いします。書き終わったタイミングを見計らって席次表や、もしあれば披露宴で使う演出小物などを渡します。最近は、「ゲストカード」と呼ばれるものが招待状とともにあらかじめゲストに送られていて、それを自宅で記入して受付に当日持参することで記帳とする、というスタイルも増えてきています。

誘導

「会場の準備が整うまでしばらくお待ちくださいませ。」、「控え室にお飲み物のご用意がございます。」など案内します。

4. 受付終了

受付終了時間、または開演時間近くになったら、来る予定なのにまだ来ていない招待客がいないか名簿を見て確認します。ご祝儀袋の数と、名簿にチェックした数が合うかどうか確認します。ご祝儀袋の中身の金額は確認しません

まだ来ていない人がいる場合は、受付係の1~2人が残り、他の受付係は披露宴会場に入り自分の席に着きます。残りの受付係も、遅刻者が来ているかいないかに関わらず、披露宴開始時間が迫ったら、会場スタッフが促してくれるので受付を閉めます。

受付を終了したら、ご祝儀と芳名帳を袋(ほとんどの場合会場で用意している)に入れます。事前に新郎新婦から指定された人に「本日はおめでとうございます。無事受付を済ませました」と挨拶を添えて直接手渡したら、受付の仕事は完了です。指定された人以外や会場のスタッフに預けてはいけません。あとはゲストの一人として披露宴を楽しみましょう。

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(文・aisa)

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